Az informatikai feladatok kiszervezése, vagyis az IT-outsourcing az elmúlt évtizedekben egyre népszerűbbé vált a vállalatok körében. A fogalom lényege, hogy egy vállalat külső informatikai cégre bízza bizonyos IT-funkcióinak ellátását, ahelyett, hogy ezeket házon belül végezné. A cél általában a költséghatékonyság, a rugalmasság növelése és a szaktudáshoz való gyors hozzáférés.
A kilencvenes évektől kezdve, az internet robbanásszerű terjedésével és a globalizáció erősödésével az outsourcing piaca dinamikus fejlődésnek indult. Ma már nemcsak nagyvállalatok, de közép- és kisvállalkozások is egyre gyakrabban döntenek IT-feladataik kiszervezése mellett. A kérdés tehát aktuális: mikor és milyen körülmények között éri meg valóban az IT-outsourcing, és mik lehetnek a buktatói?
Az IT-kiszervezés fogalma és típusai
Az IT-outsourcing során a vállalat bizonyos informatikai feladatait egy külső, szakosodott szolgáltatónak adja át. Ez a megoldás lehet részleges vagy teljes körű, attól függően, hogy a cég milyen mértékben engedi ki kezéből az irányítást.
A leggyakrabban kiszervezett IT-feladatok közé tartozik a rendszerüzemeltetés, hálózatkezelés, felhőalapú szolgáltatások menedzselése, szoftverfejlesztés és karbantartás, weboldal- és mobilalkalmazás-fejlesztés, helpdesk és általános IT-támogatás. Ezek mind olyan területek, amelyek professzionális működtetése komplex és gyakran folyamatos jelenlétet igényel.
Az outsourcing típusai a földrajzi elhelyezkedés alapján is csoportosíthatók:
- Onshore: azonos országon belüli szolgáltatóval történő együttműködés;
- Nearshore: közeli országban működő partner bevonása (pl. magyar cég román vagy szlovák szolgáltatót választ);
- Offshore: távoli országban lévő szolgáltató megbízása, jellemzően alacsonyabb költségek miatt (pl. indiai vagy Fülöp-szigeteki cégek).
Mikor éri meg az IT-feladatokat kiszervezni?
Az IT-outsourcing nem minden helyzetben a legjobb megoldás, de bizonyos körülmények között kifejezetten előnyös lehet:
Ha nincs házon belüli szaktudás: kisebb cégek gyakran nem engedhetik meg maguknak egy teljes IT-csapat fenntartását. Egy tapasztalt külső szolgáltató gyorsan és hatékonyan tud segíteni.
Ha az IT nem a vállalkozás fő profilja: egy logisztikai, mezőgazdasági vagy jogi cég esetében nem feltétlenül éri meg saját IT-infrastruktúrát építeni.
Ha fontos a skálázhatóság: projektspecifikus vagy szezonális feladatok esetén egy rugalmas külső partner jobban alkalmazkodik a változó igényekhez.
Váratlan technikai kihívások esetén: a COVID-19 járvány alatt sok cég kényszerült hirtelen átállni a távmunkára, amiben sokat segíthetett egy felkészült IT-partner.
Új technológiák bevezetésekor: például felhőszolgáltatások, automatizáció vagy mesterséges intelligencia alkalmazása esetén hasznos lehet a speciális tudás kiszervezése.
Az IT-outsourcing előnyei
Az informatikai feladatok kiszervezése számos előnnyel járhat, különösen akkor, ha a vállalat tudatosan és stratégiai szempontokat figyelembe véve alkalmazza azt. Az egyik legfontosabb előnye a költségoptimalizálás. Mivel nincs szükség állandó informatikai szakemberek alkalmazására, a cég kizárólag a ténylegesen igénybe vett szolgáltatások után fizet. Egy másik kiemelkedő előny az időmegtakarítás. A belső munkatársak az alaptevékenységükre koncentrálhatnak, miközben az IT-tevékenységek zavartalan működését a külső szolgáltató biztosítja. A kiszervezés lehetőséget ad arra is, hogy a cég hozzáférjen professzionális, magas szintű szakértelemhez. A tapasztalt IT-csapatok gyorsabban és hatékonyabban tudnak reagálni az informatikai kihívásokra. És amiről nem szabad megfeledkezni: az outsourcing partnerek rendszerint naprakészen követik a technológiai fejlődést, és ez lehetővé teszi, hogy a vállalat is gyorsan alkalmazkodjon az új trendekhez.
Kockázatok és kihívások az IT-kiszervezés során
Bár az outsourcing előnyös lehet, fontos tisztában lenni a lehetséges buktatókkal is:
Adatbiztonság és GDPR-kompatibilitás: érzékeny adatokat külső partnernek adunk át, így elengedhetetlen a részletes szerződés, NDA (titoktartási megállapodás) és megfelelő hozzáférés-kezelés.
Kontroll és átláthatóság elvesztése: ha nem áll rendelkezésre hatékony folyamatmenedzsment és rendszeres jelentés, a megbízó könnyen kikerülhet az információs körből.
Kommunikációs nehézségek: különösen offshore partnerek esetében problémát okozhatnak az időzónabeli eltérések, nyelvi akadályok és eltérő munkakultúra.
Minőségi kockázatok: egy nem megfelelően kiválasztott partner szakmailag vagy szervezetileg is kudarcra ítélheti az együttműködést.
Jó gyakorlatok az IT-outsourcing sikeréhez
A kiszervezés sikere nagyban múlik az előkészületeken és a menedzsmenten. Fontos a világos célok és elvárások meghatározása, valamint a megfelelő partner kiválasztása, akinek tapasztalata, technológiai háttere és vállalati kultúrája is illeszkedik az elvárásokhoz. A részletes szerződés – SLA-kkal, határidőkkel és biztonsági előírásokkal – biztosítja a stabil együttműködést. A rendszeres kommunikáció és visszacsatolás elengedhetetlen a gördülékeny kapcsolattartáshoz. Kritikus rendszerek esetében érdemes hibrid modellt alkalmazni, azaz ezeket házon belül tartani, míg a kevésbé érzékeny feladatokat kiszervezni.
IT-outsourcing trendek
Az utóbbi években számos új tendencia formálja az outsourcing piacát. Nézzük meg mik ezek:
Felhőalapú szolgáltatások térnyerése: az infrastruktúra-szolgáltatás (IaaS), platform-szolgáltatás (PaaS) és szoftverszolgáltatás (SaaS) iránti igény folyamatosan növekszik.
RPA és automatizáció megjelenése: a rutinfeladatok robotizálása új távlatokat nyit az outsourcingban is.
Távmunka elterjedése: a COVID utáni világban a home office természetes része lett a munkahelyi kultúrának, és az outsourcing partnerek is egyre inkább ehhez igazodnak.
Mikor NEM érdemes kiszervezni?
Az IT-kiszervezés nem minden esetben jelent ideális megoldást. Különösen kerülendő, ha a feladat stratégiai jelentőségű, például egy pénzintézet alapvető informatikai infrastruktúrájáról van szó, ahol a biztonság és az irányítás megtartása elsődleges szempont. Ugyancsak nem éri meg kiszervezni olyan esetekben, amikor a költségek nem állnak arányban a várható haszonnal – például kisebb volumenű, egyszerűen kezelhető feladatoknál. És akkor sem, ha a vállalat hosszú távon saját IT-kompetenciát kíván építeni, a kiszervezés hátráltathatja a tudás felhalmozását és a belső szakértői bázis kialakulását.
Az IT-outsourcing nem csodaszer, de tudatosan alkalmazva komoly versenyelőnyt jelenthet a vállalatok számára. Kulcskérdés a megfelelő partner kiválasztása, a jól megfogalmazott célkitűzések, valamint az átlátható, strukturált együttműködés. A digitális világ gyorsan változik – aki lemarad, az kimarad. A kiszervezés segíthet lépést tartani.
Az IamIT-nál szakértő csapatunk egyedi és korszerű megoldásokkal segíti partnereink eligazodását az informatikai adatrengetegben.